Automatyczne generowanie dokumentów z szablonu
Przechowywanie danych klienta już po pierwszym spotkaniu
Szybka realizacja zamówień
bitrix24 case study
Klient
Firma świadcząca usługi inwestycyjne, dlatego głównym produktem firmy są różnego rodzaju kontrakty.
Nasz klient formalizuje relacje między swoim klientem a inwestorem.
Opis Działań, Procesów
Proces można opisać w następujący sposób:
- Na życzenie klienta nasz klient przygotowuje określoną listę dokumentów.
- Często, aby otrzymać ten pakiet dokumentów, klient zwraca się do swoich kontrahentów lub innych powiązanych firm, organizacji rządowych, które przesyłają niezbędne dokumenty.
- Równolegle nasz klient odbywa kilka spotkań z klientem w celu uzgodnienia działań, podpisów, konsultacji oraz zrozumienia etapu procesu.
- Po zebraniu wszystkich dokumentów i przekazaniu ich do odpowiednich organów, nasz klient pozostaje w porozumieniu ze swoim klientem w celu wprowadzenia poprawek i rozwiązania problemów pojawiających się w trakcie kampanii.
- Nie ma kontroli nad etapem Dealu (realizacją zamówienia), stanem komunikacji z klientem.
- Każdy etap złożonego procesu jest wprowadzany ręcznie, przez co czasem występują błędy np. kierownik może pominąć (zapomnieć) ważny etap realizacji zamówienia. Skutkuje to naruszeniem integralność i „płynność” procesu.
- Wprowadzenie informacji do Bitrix24 zajmuje zbyt dużo czasu, niezależnie, czy jest to szkic dokumentu, komentarz, dane klienta lub projektu, czy też generowanie zadań.
- Istnieje tylko częściowa automatyzacja generowania dokumentów - niektóre pola trzeba wypełnić ręcznie. Nie ma jednego szablonu do przechowywania informacji o wynikach spotkań.
- Niektóre dane są wypełniane i przechowywane w Excelu, a nie w głównym systemie do pracy - Bitrix24. Jest to niewygodne i nieskuteczne.
Problemy klienta
Tasks
Automatyczne generowanie Lead'a
Zautomatyzowanie sprzedaży złożonego produktu o strukturze wielokomponentowej
Zautomatyzowanie tworzenia różnych dokumentów
Automatyczne tworzenie zadań z szablonu
Wyniki
bitrix24 case study
Jak to funkcjonuje teraz?
BITRIX24 CASE STUDY
Szybka realizacja zamówień
Kierownik projektu wybiera rodzaj usługi w Lead or Deal, który automatycznie pobiera wszystkie niezbędne informacje o naszej usłudze do Profilu karty - w naszym przypadku listę dokumentów i inne cechy.
Powyższe czynności tworzą nowy proces:
1) Zadanie jest ustawione danymi z karty profilu CRM (zadanie „Przygotowanie dokumentów” z listą kontrolną niezbędnych dokumentów)
2) Proces biznesowy i inne automatyczne sprawy są uruchamiane w zależności od zawartości pola (na przykład proces biznesowy „Generuj dokumenty” lub przypomnienie „Sprawdź zamówienie u klienta”)
3) Dogodne jest również, gdy za sprzedaż produktu lub usługi odpowiadają różne firmy lub konkretne osoby - w zależności od kontrahenta uruchamiane będą różne procesy, tworzone będą różne typy lub szablony dokumentów
Kontrola DeadLIne'u
Aby dotrzymać terminów, Bitrix24 ma roboty, które kontrolują terminy i przypominają pracownikom o niezbędnych działaniach np. po utworzeniu zadania „Przygotuj dokumenty” kierownik musi je wykonać w ciągu 2 dni. Jednocześnie będzie otrzymywał powiadomienia, gdy zbliża się termin lub się spóźnia z wykonaniem zadania .
Co więcej również na etapie, gdy dokumenty zostały już przekazane inwestorowi w celu podjęcia decyzji o finansowaniu, projekt zostaje „wstrzymany” do czasu otrzymania odpowiedzi. W przeddzień tego terminu kierownik otrzymuje powiadomienie „Czas odebrać dokumenty”
Menedżerowie nie muszą wprowadzać ręcznie informacji
System automatycznie przypomina o następnych krokach działań
Automatyczne tworzenie zadań z szablonów jeden po drugim pomaga pracownikom pracować szybciej i efektywniej
W rezultacie otrzymaliśmy następujący schemat automatyzacji:
.