Trzeba zarejestrować wszystkich pracowników firmy, aby mogli zobaczyć swoje rozliczenia kosztów podróży, a także wysłać wniosek o zwrocie i śledzić jego status.

Po powrocie z wyjazdu służbowego każdy pracownik wypełnia wniosek o zwrot kosztów na specjalnej kartce, w której należy wskazać: rodzaj kosztów (zakwaterowanie, wyżywienie, transport itp.), termin podróży, termin zgłoszenia , jeśli ma to powiązanie z projektem, wskazuję go, wybiera kwotę i walutę, a również załącza plik z fakturą (czek) i wysyła do rozpatrzenia.

Użytkownicy zarejestrowani jako administratorzy otrzymują powiadomienie o zatwierdzeniu wniosku pracownika o zwrot kosztów finansowych w trakcie podróży i zatwierdzają go lub odrzucają.

Po zatwierdzeniu wniosku przez przełożonego automatycznie trafia on do użytkownika zarejestrowanego jako księgowy. Księgowy widzi wniosek z kwotą odszkodowania i w określonym terminie zwraca pracownikowi koszty finansowe, a następnie wskazuje we wniosku status „Zwrócony”.

Gdy księgowy dokona zwrotu kosztów podróży i zaznaczy to we wniosku, użytkownik otrzyma powiadomienie, że wniosek został uwzględniony, a środki wkrótce zostaną zrekompensowane.

Za określony czas (miesiąc lub rok) możesz wygenerować automatyczny raport, który pokaże wszystkie podróże służbowe i koszty finansowe za wybrany okres.